解決人工進行日期換算，與期數換算的失誤率？
本篇要解決的問題
Ｑ：解決人工進行日期換算，與期數換算的失誤率？
- 本篇要解決的問題
- 關於任務背景
- 以終為始的架構設計→ 要達到哪些目標
- 如何建立 符合的Notion 架構
- 前期準備
- 實際執行後的資料庫與函數用法
- 最後完成的目標與Feedback
- 最後，關於做轉換器，我踩過的坑
- ✨ 延伸服務
關於任務背景
近期在做把之前做的合約資料的管理數據庫，轉換到一套 CRM 的系統裡
但遇到的其中一個狀況是，因為合約有分不同時間區段
對應的產品交付與費用是不同的，導致在人工換算的過程中，發現失誤
以及遇到不同的人填寫，會出現填寫規格不同的狀況
→ 解決：如何降低人工的錯誤率＋不同人的輸入資訊差異
以終為始的架構設計→ 要達到哪些目標
開始的第一步，先來把要解決的問題，變具體的目標
- 降低人工的錯誤率 → 目標：把換算計算變成公式，讓電腦自己自動計算
- 不同人的輸入差異 → 目標：建立一個輔助器去輔助大家填寫
再來要拆分大目標（終）→ 小項目（執行）
目前輔助器是最終目標，再來列點，輔助器裡基本需要哪些東西，來解決問題
- 不同階段各自要交付的東西 → 用選項，去做劃分不同產品名稱
- 交付的東西，對應的要收款的日期 → 找到對應的收款日，與合約日關係，換算公式
- 收款費用彼此之間有期數的關係 → 自動計算一年合約收款類別之間的期數 Ex : 收款 A 項目 → 6 期 ，之後接續換收款 B 項目 （12-6）6 期
- 拆解 CRM 填入頁面的樣子 → 適合用 Notion 裡的什麼來呈現
如何建立 符合的Notion 架構
在確定到底要用什麼 Notion 功能時，很關鍵的一點是
如果今天要做自動算數 → 那就是建立 資料庫 （這也是我最喜歡 Notion 的部分）
這一刻，可能會想，資料庫不是只適合當作資料收集數據嗎？
不不不！只要東西能夠被系統、規則化，或是被規模化去計算，他都適合用資料庫
所以先找到每個項目，以及要輸入的基本資料相關的關係
只要是有規則跟規律，那就可以開始把它變成資料庫了！
前期準備
我自己的小習慣是先把東西畫出來，預期資料庫的長相跟項目 也整理項目之間的關係後，再來開始建立資料庫
實際執行後的資料庫與函數用法
這邊就以上面這張作為實際的表格分享給大家看
這次有使用到的函數架構都是 Ifs() ，在日期換算部分搭配 DateAdd (數值,”單位”)
以下只針對兩個比較複雜的拿出來寫：期數換算、收費日期計算
收款費用，跟期數換算的函數差不多，只是把後面的期數變成金額數值 該項目總費用，則是每期費用＊期數
最後完成的目標與Feedback
- 具體減少人員在換算的過程所需要的時間，與錯誤率
- 統一填寫的內容邏輯，方便直接對應到 CRM 系統上做填寫
- 新增了可以算出該單的總金額，可以與CRM 系統上的資料做二次核對
最後，關於做轉換器，我踩過的坑
這個轉換器寫到這版本，其實已經是修改實際應用優化過的第三版
→ 這中間還有定義要填入的是含稅版本，還是不含稅版本，不含稅的話稅率多少 怎麼計算，甚至是折扣金額，怎麼對應到費用去計算
最大的坑，我想是可能對自己來說的簡單算數，對另一個人說可能不簡單
我想這就是一種，別把自己的習以為常，認定成對方也該習慣的
已經對自己來說的終，未必是最靠近對方的終
一開始，我並沒有額外把期數做換算
直到實際應用時，主要使用者說，他其實連期數都很需要花時間計算
這大概就是有時候架設的複雜，其實是試著為不同使用者做考量
跟寫完一個東西，要記得去好好傾聽，真正在用的人他的困擾還有什麼
進而去優化，調整他
這篇就先分享到這啦～
這些實戰的分享，可能更多是適合已經有一定熟悉度的人去參考的
但我想把它記錄下來，一部分也是分享 Notion 還有什麼可能
以及記錄下來這些年解決過的不同問題
希望他們不會隨著時間或是人生際遇而失去
✨ 延伸服務
如果你希望有人協助你一起搭建適合你的 Notion 架構，目前我也有提供諮詢與設計服務，
歡迎來信聯繫 聯絡 Triple.Cell | Joy ( jouyu.chen.jc@gmail.com )
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