為什麼很多人覺得 Notion 太自由，反而難以上手？
本篇提問
Ｑ：為什麼很多人覺得 Notion 太自由，反而難以上手？
研究 Notion 架構設計之旅的開啟
在目前的公司，主要是以 Notion 做為任務傳遞、資料管理、專案追蹤的軟體
包含處理各部門的需求資訊、部門內部的資料管理、部門人力的數據，基本上都在這
檔案備份則是放在 Google 雲端
最初部門是 Trello + Google，那時候Trello 就是做純需求資訊的提供
Google 拿來作為規劃時程，以及預期下一週工作排程使用，檔案備份同步在Slack 上
所以 Notion 對我來說完全是遇到公司的變化，而開啟的新支線
一直到現在，快四年的時間，我也摸索出適合自己用 Notion 寫架構的方法
那便是以終為始的思考方式
Day 0 - 100：初期 Notion 使用心得｜球來就打式應對
在初期使用 Notion 的時候，工作的任務們，我們是以 Notion Database 的方式去做管理
但也因為後來調整去的部門，需要從很多部門接任務去執行
意思是，我一天可能會需要到多個資料庫，去看多個頁面，來完成一天的工作量
可以想像一下，他其實就是一個大網站的概念，每一次的切換，都是重新Loading 一次
我那時候真的很不能理解，為什麼我的工作有那麼多一部分都在等資料顯示出來
然後完成一件事之後，要去好幾的頁面做切換來標示完成，然後這些頁面又在不同資料庫
資料庫也被放在不同的頁面裡
當然最初的一開始，想法很單純就是，那如果我把所有東西用連結的方式放在一頁
把不同部門的資料庫頁面，擺一起，然後每週要去上傳的雲端資料，雲端會議資料夾等等
全部都放一起，像是網站的首頁
每一次的出發都回到首頁，再出發
這想法當然以短期使用上，確實解決了我
為了每次移動都要先想起來我要去的資料庫，到底原本被收在哪裡
現在我會說，這個方法，更像是球來就打的思考模式
並未真正解決長期使用下的結構性問題
更像是單純找到什麼問題，就解決那個問題，結束
忘記思考未來長期使用的風險與困難。
Day 100 ＋，以終為始，是怎麼開始的？
在把那個充滿連結的頁面，使用了快三個月之後
我突然有一個很巨大的困惑，為什麼這個方法，並沒有我預期的省下更多時間
- 一樣要在不同的資料庫中切換
- 每個月要更新雲端連結，之後要找上個月的時候，只能回去雲端重找
- 東西都只能散落的放，頁面變得越來越長，東西越來越難找
原來只是臨時解決眼前的問題，並不等於搭建出一個可持續、可擴展的 Notion 架構
也才領悟到原來我以為搬到一個空的倉庫就可以解決痛點
但事實上我需要的是擁有收納空間的家
也讓我重新思考：
- 如何讓資料存取變得更快速？
- 如何避免資料隨時間無限擴張？
- 如何讓過去、現在、未來的工作資訊，都能一頁掌握？
這正是以終為始思考的起點。
重新設計 Notion 工作空間｜打造不需要離開的工作中心
Day 100 以前，我花了不少時間去學習Notion 的可能性
去研究不同的組裝方式
Day 100 之後
我把我的家：
定調成在未來無論的哪天，無論今天要完成多少任務，我都不會離開這裡
即便要尋找過往的東西，我也不需要離開這裡
且這頁面不可以隨著時間增加，而被無止盡的延長下去
什麼意思？
就是開Notion 資料的頁面是，他會有滿版、從側邊開啟，或是直接在中間顯示頁面三個選項
而我要讓每一個任務都是呈現在右邊，可以直接看
再也不用尋找頁面，或是整個移動到另一個資料庫
定調完成後，就是選擇對應的呈現方式
以終為始的目標設定後，我調整了自己在 Notion 上的使用方式：
- 固定工作中心頁面：無論處理任何任務、找任何資料，都不需要離開這個主頁
- 多資料庫整合展示：在同一區域內，顯示多個不同功能的資料庫資訊
- 資料可視化設計：使用 Notion 的「開右側頁面」功能，減少整頁切換，提升作業流暢度
- 動態收納與歷史存取：利用 Database 的 Tag、Filter 技巧，讓過往資料自動整理，未來資料也能順利進駐。
- 結構規劃與分類：事先列出可能需要的分類，確保隨著時間推進，仍能維持整潔有序
這樣設計後，即使經歷部門任務類型大幅度的變動
我的 Notion 架構也只需小幅度增補，無需整體重構
小結｜以終為始的 Notion 架構設計，讓工作更流暢
這幾年，在協助同事和其他部門建置 Notion 頁面的過程中
我也持續運用這套以終為始的方法：
- 先釐清需求與使用場景
- 再設計對應的 Notion 架構與資訊流動路徑
- 最後確保每個人能直覺地、有效率地使用資料與工具
如果你剛開始使用 Notion，或者已經使用一陣子，但覺得太自由、不知道怎麼下手，
歡迎從觀察自己的使用情境開始
從「希望 Notion 為你解決什麼問題」出發，重新規劃自己的架構。
✨ 延伸服務
如果你希望有人協助你一起搭建適合你的 Notion 架構，目前我也有提供諮詢與設計服務，
歡迎來信聯繫 聯絡 Triple.Cell | Joy
這篇就先分享到這啦～
下一篇，讓我來分享一下，這些年我在做架構裡踩過的坑吧！
閱讀更多文章
架構好之後，難道就能夠長時間的一直用嗎？
怎麼開始離開 Notion 的新手村？
解決人工進行日期換算，與期數換算的失誤率？
為什麼很多人覺得 Notion 太自由，反而難以上手？